Подтверждение записи

Олчат позволяет автоматизировать процесс подтверждения записи клиента: отправить напоминание в мессенджер, получить подтверждение или перенос, и обработать ответ в бизнес-процессе Битрикс24.

Описание сценария

За день до назначенной встречи (приёма, консультации, занятия) клиент получает в мессенджере сообщение с просьбой подтвердить или перенести запись. Ответ клиента автоматически обрабатывается бизнес-процессом.

Настройка бизнес-процесса

Шаг 1. Создайте триггер по дате

Настройте бизнес-процесс, который запускается за определённое время до даты записи (например, за 24 часа). Используйте поле «Дата записи» из сделки или пользовательского поля.

Шаг 2. Отправьте сообщение с кнопками

Добавьте робота Сообщение с кнопками.

Параметры:

Текст:

Здравствуйте, {{Имя контакта}}!

Напоминаем о вашей записи:
Дата: {{Дата записи}}
Время: {{Время записи}}
Специалист: {{Имя специалиста}}

Пожалуйста, подтвердите вашу запись.

Кнопки:

Подтверждаю
Хочу перенести
Отменить запись

Шаг 3. Настройте ожидание ответа

Добавьте робота Ожидание сообщения.

Параметры:

Тип ожидания: Точное совпадение
Ожидаемые значения: Подтверждаю, Хочу перенести, Отменить запись
Таймаут: 43200 секунд (12 часов)

Шаг 4. Обработайте ответы

Ветка «Подтверждаю»:

Отправить сообщение: Отлично! Ждём вас {{Дата записи}} в {{Время записи}}. Адрес: {{Адрес}}.
Отправить геометку через Отправку геометки с координатами офиса
Обновить поле сделки «Статус записи» = «Подтверждена»

Ветка «Хочу перенести»:

Отправить сообщение: Понимаем! Менеджер {{Имя ответственного}} свяжется с вами для выбора нового времени.
Создать задачу ответственному менеджеру
Обновить поле сделки «Статус записи» = «Требует переноса»

Ветка «Отменить запись»:

Отправить сообщение: Запись отменена. Если захотите записаться снова, просто напишите нам.
Обновить поле сделки «Статус записи» = «Отменена»

Таймаут (нет ответа):

Создать задачу менеджеру: «Клиент не подтвердил запись. Позвонить.»

Полная схема

За 24 часа до записи
  │
  ├─ Робот: Сообщение с кнопками
  │    «Подтверждаю / Перенести / Отменить»
  │
  ├─ Робот: Ожидание сообщения (12 часов)
  │
  ├─ Условие: ответ клиента
  │    ├─ «Подтверждаю» → Подтверждение + геометка
  │    ├─ «Перенести» → Задача менеджеру
  │    ├─ «Отменить» → Отмена записи
  │    └─ Таймаут → Задача «Позвонить»
  │
  └─ Обновление статуса записи

Дополнительные улучшения

Повторное напоминание

Если клиент не ответил в течение 6 часов, отправьте повторное напоминание:

{{Имя контакта}}, напоминаем о завтрашней записи.
Пожалуйста, подтвердите или сообщите, если планы изменились.

Напоминание в день записи

Отправьте краткое напоминание за 2 часа до записи:

До вашей записи осталось 2 часа.
Ждём вас по адресу: {{Адрес}}.

Что дальше

Кнопки и обработка ответов — подробнее о работе с кнопками
Автоматизация воронки — уведомления по стадиям
Отправка QR-кода — отправка билетов и пропусков